שירות חשוב גם למרפאות: מרכזייה בענן לתקשורת יעילה עם מטופלים

רוצים לשפר את השירות ללקוחות שלכם ולחסוך כסף? אם כן, הגיע הזמן לעבור למרכזיה בענן. בעבר, מרפאות היו צריכות להשקיע סכומי כסף משמעותיים כדי להקים ולתחזק מרכזיית טלפון פיזית שהייתה יכולה להיות תהליך מורכב ומסורבל שדרש משאבים רבים. עם זאת, כיום, מרפאות יכולות להשתמש במרכזיות בענן כדי לספק שירות טלפוני יעיל ואיכותי. מרכזיות בענן מציעות מגוון רחב של תכונות ויכולות, והן עשויות להיות מותאמות אישית לצרכי המרפאה. איך מרכזייה בענן יכולה להועיל לשירות הלקוחות של המרפאה שלכם? הינה כל מה שאתם צריכים לדעת!

מהי מרכזייה טלפונית בענן?

מרכזייה טלפונית בענן היא שירות שמאפשר למרפאות לנהל את מרכזיית הטלפון שלהן על גבי מחשוב ענן שמאפשר להן ליהנות מיתרונות רבים, כולל:

• אבטחה משופרת: מרכזיות בענן מאובטחות באמצעות מגוון של אמצעי אבטחה, כגון הצפנה, סינון תעבורת רשת וזיהוי חדירה. הם עוזרים להגן על נתוני מטופלים מפני גישה לא מורשית.
• נגישות מכל מקום: מרכזיות כאלה מאפשרות גישה לנתונים מכל מקום ובכל זמן. היא שימושית במיוחד למרפאות עם סניפים מרובים ולאנשי מקצוע שנמצאים בתנועה.
• יכולת התרחבות: המרכזיות יכולות להתרחב או להצטמצם בהתאם לצרכי המרפאה. האפשרות הזאת מאפשרת למרפאות לחסוך בעלויות בעזרת התאמה של השימוש במשאבי הענן לצרכים שלהן.
• שיפור היעילות: מרכזייה טלפונית בענן יכולה לעזור למרפאה לשפר את היעילות של תהליכי העבודה. לדוגמה, מרפאות יכולות להשתמש בפתרון כדי להגדיר תסריטים אוטומטיים לטיפול בשיחות נכנסות.
• שיפור השירות ללקוחות: השירות הזה יכול לעזור למרפאות לשפר את השירות ללקוחות. לדוגמה, מרפאות יכולות להשתמש בו כדי לספק שירות לקוחות 24/7.
• שיפור המוניטין: מרפאות שמציעות שירות טלפוני יעיל ואיכותי יכולות לשפר את המוניטין שלהן.

כיצד להקים מרכזייה בענן לצרכי המרפאה?

כדי להקים מרכזייה בענן ללקוחות המרפאה שלכם, יהיה עליכם לבצע את השלבים הבאים:

• בחרו ספק: ישנם מספר ספקים שנותנים את השירות הזה, ולכן חשוב לבחור אחד המציע את התכונות והתמחור העונים על הצרכים שלכם. בבחירת הספק, יש להביא בחשבון גורמים כגון:

  • סוג התכונות הזמינות, כגון ניתוב שיחות, תא קולי, דיווחים וכו'.
  • התמחור, כולל דמי התקנה, דמי מנוי ועמלות.
  • תמיכה, כגון תמיכה טלפונית, תמיכה באינטרנט וכו'.

• הירשמו לשירות: לאחר שבחרתם ספק, יהיה עליכם להירשם לשירות בענן. הוא בדרך כלל כרוך בסיפוק לספק שלכם מידע בסיסי על המרפאה שלכם, כגון מספר הנציגים שאתם צריכים וסוגי השיחות שאתם מצפים לקבל.

• הגדירו את המוקד: לאחר שנרשמתם לשירות, יהיה עליכם להגדיר אותו כך שיענה על צרכי המרפאה שלכם. פעולה זו כרוכה בדרך כלל בהגדרת התכונות הבאים:

  • ניתוב שיחות אוטומטי: תכונה זו יכולה לעזור לנתב שיחות למחלקה המתאימה באופן אוטומטי.
  • תא קולי: תכונה זו יכולה לספק מידע ללקוחות על שעות הפעילות של המרפאה, פרטי יצירת קשר וכו'.
  • דיווחים: תכונה זו יכולה לספק נתונים על השיחות, כגון מספר השיחות הנכנסות והיוצאות, משך השיחות וכו'.

• הכשירו את הנציגים שלכם: לאחר הגדרתו, יהיה עליכם להדריך את הנציגים כיצד להשתמש בו. הדרכה זו צריכה לכסות כמה נושאים, כגון כיצד לענות לשיחות, ניתוב שיחות למחלקה המתאימה והשימוש בתכונות של המרכזייה בענן.

טיפים להקמת המרכזייה למרפאה

• התחילו בקטן: אין צורך להירשם לשירות עם כל התכונות והיכולות האפשריות. התחילו עם תוכנית בסיסית ותמיד תוכלו לשדרג בהמשך.
• התמקדו בתכונות החשובות ביותר: בחרו את התכונות החשובות ביותר למרפאה שלכם, כמו למשל אלה שקבועות בחוק, והשקיעו בהן.
• הקפידו על השירות: ודאו שהספק שלכם מציע שירות איכותי במקרה שתיתקלו בבעיות.

לסיכום

שיחות טלפון הן בין אמצעי התקשורת שחשובים למטופלים. המטופלים יכולים להתקשר לנציגי המרכזייה כדי לתאם תורים, לשאול שאלות, לקבל מידע ולדווח על בעיות. מרכזייה בענן יכולה לעזור למרפאות לספק שירות טלפוני יעיל ואיכותי. המרכזייה היא מערכת טלפון הממוקמת בענן, ולא באתר המרפאה. זאת, אומרת, היא אינה תלויה בציוד פיזי במרפאה, ולכן היא יותר גמישה וזולה לתחזוקה. המרפאות צריכות לספק שירות טלפוני יעיל ואיכותי למטופלים שלהן, ומרכזייה בענן יכולה לעזור להן לעשות זאת בצורה מהירה, חסכונית ובטוחה.